Un impayé traité au jour 5 se règle le plus souvent à l'amiable. Le même impayé découvert au jour 45 devient un dossier contentieux. Toute la différence tient au process — pas à la fermeté du ton, mais à la régularité des étapes et à la trace écrite de chacune.
L'échelle de relance type
Chaque gestionnaire a ses variantes, mais la structure qui fonctionne ressemble à ceci :
- J+3 à J+5 — rappel simple. Un e-mail ou SMS neutre : le loyer de la période n'apparaît pas comme réglé, merci de vérifier. La plupart des retards s'arrêtent ici (virement oublié, changement de banque).
- J+10 — relance formelle. Courrier ou e-mail rappelant le montant dû, la date d'échéance et la clause du bail. On propose explicitement un échéancier si la situation l'exige.
- J+20 à J+30 — mise en demeure. Lettre recommandée avec accusé de réception. C'est elle qui fait courir les intérêts et conditionne la suite ; sans elle, l'étape suivante est fragile.
- J+40 et au-delà — escalade. Commandement de payer par commissaire de justice (obligatoire avant d'invoquer la clause résolutoire) et notification du garant.
Attention au délai GLI : si le bail est couvert par une assurance loyers impayés, la déclaration du sinistre ne suit pas cette échelle — la plupart des contrats l'imposent sous 15 à 30 jours (souvent dès le deuxième terme impayé), sous peine de déchéance de garantie. Le délai du contrat prime toujours sur le calendrier de relance.
Deux règles transverses : ne jamais sauter d'étape sans trace écrite de la précédente, et toujours vérifier les encaissements partiels avant de relancer — relancer un locataire qui a payé la veille coûte plus cher en confiance qu'un impayé.
Pourquoi les portefeuilles s'y perdent
À l'unité, ce process est trivial. Sur 300 baux, il ne l'est plus : chaque dossier est à une étape différente, les paiements partiels brouillent les montants, et le tableur de suivi dépend d'une seule personne. Les impayés « découverts à J+45 » sont presque toujours des impayés notés quelque part, puis oubliés.
Comment Lizops traite le sujet
Lizops classe la file « Recouvrement » par montant × ancienneté : le dossier le plus coûteux est toujours en haut. Chaque dossier montre ses pièces avant toute action — échéances impayées, relances déjà envoyées et leur statut, clause résolutoire du bail — et propose l'action suivante de l'échelle, jamais une étape sautée. Chaque relance envoyée, chaque paiement enregistré, chaque escalade est écrite au journal d'audit.
Le gestionnaire ne cherche plus qui relancer : il ouvre sa file du matin et descend la liste.